Table of Contents Table of Contents
Previous Page  91 / 106 Next Page
Information
Show Menu
Previous Page 91 / 106 Next Page
Page Background

ΣΥΝ

ή

ΓΟΡΟΣ

91

Προγράμματα εταιρικής συμμόρφωσης - Compliance

νοι έλεγχοι που γίνονται σε προκαθορι-

σμένα χρονικά διαστήματα και για θέματα

που έχουν προαναγγελθεί. Οι έλεγχοι πρέ-

πει να είναι αρκετά συχνοί ώστε να υπάρ-

χει δυνατότητα σταδιακού ελέγχου όλων

των ζητημάτων και να δημιουργούν επα-

γρύπνηση στον οργανισμό της εταιρίας

αλλά δεν πρέπει να γίνονται τόσο συχνά

ώστε να δημιουργούν προβλήματα στην

λειτουργία της εταιρίας. Είναι δεδομένο

ότι ένας σοβαρός έλεγχος χρειάζεται προ-

ετοιμασία τόσο από την πλευρά της ομά-

δας ελέγχου όσο και από τους ελεγχόμε-

νους και πολλές φορές δημιουργεί άγχος

στα ελεγχόμενα τμήματα και φυσικά τους

αποσπά από τα κύρια καθήκοντά τους. Μία

λογική συχνότητα είναι ένας ετήσιος έλεγ-

χος που θα προαναγγέλεται στην αρχή της

χρονιάς και θα περιλαμβάνει το χρονικό

διάστημα του προηγούμενου έτους.

Πέραν των τακτικών προγραμματισμέ-

νων ελέγχων πολλές φορές ένας έλεγχος

κρίνεται απαραίτητος για να διερευνηθεί

μία καταγγελία. Σε αυτή την περίπτωση ο

έλεγχος θα αποφασιστεί με βάση την ανα-

φορά και θα προσπαθήσει να διερευνή-

σει το βάσιμο ή όχι αυτής και τις αιτίες που

προκάλεσαν το πρόβλημα.

Κατά την διάρκεια του ελέγχου η Επιτρο-

πή Εσωτερικού Ελέγχου θα πρέπει να δρα

με ηρεμία και να ακολουθεί τις εξής αρχές:

Η Επιτροπή θα πρέπει να ενεργεί ανεξάρ-

τητα και αμερόληπτα.

Θα πρέπει να ακούει, να καταγράφει και να

λαμβάνει υπόψη της τις απόψεις όλων των

εμπλεκόμενων μερών.

Να τηρεί απόλυτη εχεμύθεια για όσα της

εμπιστευτούν τα εμπλεκόμενα μέρη και να

λαμβάνει μέτρα για την προστασία των προ-

σωπικών δεδομένων των φυσικών προσώ-

πων που εμπλέκονται στην υπόθεση.

Θα πρέπει να τηρεί απόλυτα τους νόμους

και να μην ξεχνάει ότι πρόκειται για το

εσωτερικό όργανο μίας εταιρίας και όχι

για έναν δημόσιο Εισαγγελέα ώστε να μην

υπερβαίνει το μέτρο στις ενέργειές της.

Στην περίπτωση ελέγχου κατόπιν καταγ-

γελίας θα πρέπει να ενημερώνει τα πρό-

σωπα που βαρύνονται σύμφωνα με την

καταγγελία για το τι τους προσάπτεται και

να τους δώσει την δυνατότητα να αντιλέ-

ξουν και να υπερασπισθούν την δικιά τους

θέση τόσο προφορικά όσο και εγγράφως.

Το πόρισμα του εσωτερικού ελέγχου πρέπει

να είναι πάντοτε γραπτό και τεκμηριωμένο.

Στο ελάχιστο περιεχόμενό του περιλαμβά-

νεται το θέμα του ελέγχου, η ημερομηνία

διενέργειας του ελέγχου και η χρονική πε-

ρίοδος που εξετάστηκε από τον έλεγχο, τα

ονόματα των προσώπων που εξετάστηκαν

από την Επιτροπή καθώς και μία σύντομη

καταγραφή των όσων κατέθεσαν και φυσι-

κά το αποτέλεσμα του ελέγχου δηλαδή το

αν διαπιστώθηκαν ή όχι παραβιάσεις. Σε πε-

ρίπτωση διαπίστωσης κάποιας παραβίασης

ή κάποιων ελλείψεων η ΕΕΕΣ οφείλει να

παραθέσει τα αίτια αυτής, να χαρακτηρίσει

την σοβαρότητα αυτής και να προτείνει μέ-

τρα αντιμετώπισής της.

β. Τα μέσα του προγράμματος

συμμόρφωσης

Πρωταρχικός σκοπός κάθε προγράμματος

συμμόρφωσης είναι η πρόληψη της παρα-

βατικότητας της επιχείρησης. Για αυτόν τον

λόγο τα στελέχη και τα όργανα που σύμ-

φωνα με τα παραπάνω είναι επιφορτισμέ-

να με την δημιουργία του προγράμματος

συμμόρφωσης πρέπει να λάβουν μία σει-

ρά από μέτρα πρώτα από όλα για να μην

υποπέσει η εταιρία ή κάποιος μεμονωμέ-

νος υπάλληλός της σε κάποια παράβαση

και έπειτα για το τι θα γίνει όταν διαπιστω-

θεί κάποια παράβαση. Ο μηχανισμός συμ-

μόρφωσης πρέπει να είναι κυρίως μηχα-

νισμός προληπτικός και δευτερευόντως

κατασταλτικός. Τέτοια μέσα πρόληψης

είναι συνήθως τα εξής:

Δημιουργία Κώδικα Δεοντολογίας της

επιχείρησης

Το πρώτο μέτρο που λαμβάνεται είναι η υι-

οθέτηση ενός Κώδικα Δεοντολογίας της

επιχείρησης.

Στον Κώδικα Δεοντολογίας της επιχείρη-

σης δηλώνονται οι αξίες της και οι βασι-

κές ηθικές αρχές που δεσμεύεται να ακο-

λουθεί αυτή και οι υπάλληλοί της. Συνήθη

θέματα που αναφέρονται στους Κώδικες

Δεοντολογίας των επιχειρήσεων όλων

των κλάδων είναι η προσήλωση της εται-

ρίας στην τήρηση των νόμων, στην καταδί-

κη και αποχή από κάθε πράξη διαφθοράς

ακόμα και όταν αυτή μπορεί να επιφέρει

οικονομικό όφελος στην εταιρία, η απαγό-

ρευση κάθε διακριτικής μεταχείρισης των

υπαλλήλων της αλλά και τρίτων, η απο-

φυγή σύγκρουσης συμφερόντων. Πολλές

φορές ο Κώδικας Δεοντολογίας θίγει θέ-

ματα που εξειδικεύονται στις πολιτικές της

εταιρίας.

Θα μπορούσαμε να παρομοιάσουμε τον

Κώδικα Δεοντολογίας με τον Καταστατι-

κό Χάρτη ή το Σύνταγμα της εταιρίας που

αναγνωρίζει αξίες και δίνει γενικές κατευ-

θύνσεις που συνήθως εξειδικεύονται στις

Πολιτικές και στις διαδικασίες που θεσπί-

ζει η εταιρία.

Σε περίπτωση που η επιχείρηση δραστηρι-

οποιείται σε έναν κλάδο που έχει υιοθετή-

σει μέσω συλλογικών οργάνων του έναν

κώδικα δεοντολογίας, ο εσωτερικός κώ-

δικας δεοντολογίας πρέπει να κάνει μνεία

σε αυτόν και να ορίζει ότι συνιστά αυτοδι-

καίως μέρος του εσωτερικού Κώδικα δεο-

ντολογίας της εταιρίας.

Δημιουργία πολιτικών για την λειτουργία

της επιχείρησης

Το πρώτο μέτρο που λαμβάνεται είναι η

δημιουργία μίας πολιτικής για την λει-

τουργία των κρίσιμων τομέων της επιχεί-

ρησης. Σε αυτήν την πολιτική αναλύεται

πρώτα από όλα το πεδίο εφαρμογής της

δηλαδή το αν αφορά ένα τμήμα της εται-

ρίας ή όλους τους υπαλλήλους και σε πε-

ρίπτωση που πρόκειται για εταιρία με θυ-

γατρικές το σε ποιες εταιρίες εφαρμόζεται.

Στη συνέχεια προσδιορίζεται ο ρόλος κάθε

εμπλεκόμενου φορέα ή στελέχους της ε-

ταιρίας. Συνήθως ακολουθείται το μοντέλο

RACI που είναι το ακρωνύμιο των τεσσά-

ρων βασικών ευθυνών δηλαδή Υπεύθυ-

νος (Responsible), Υπόχρεος σε Λογοδο-

σία (Accountable), αυτός που Συμβουλεύει

(Consulted) και αυτός που πρέπει να ενη-

μερωθεί (Informed). Ως Υπεύθυνος θεω-

ρείται το άτομο που εκτελεί την ενέργεια

που περιγράφεται ενώ ως Υπόχρεος σε

Λογοδοσία θεωρείται συνήθως ένα ανώ-

τερο στέλεχος στην δικαιοδοσία του οποί-

ου ανήκει η επόπτευση του Υπεύθυνου

και έχει την αρμοδιότητα να εγκρίνει ή όχι

μία ενέργεια. Στην συνέχεια στην Πολιτι-

κή προσδιορίζεται η διαδικασία που πρέ-

πει να ακολουθείται για όλα τα θέματα που

έχουν να κάνουν με την λειτουργία του