ΣΥΝήΓΟΡΟΣ, Τεύχος 7-8/2020

IN HOUSE ΔΙΚΗΓΟΡΙΑ

τ.

140

/2020

επιχείρησης που θα μπορούσαν να την εκ-

θέσουν σε μία παράβαση. Η εκτίμηση των

ρίσκων περιλαμβάνει τα εξής στάδια

1. Καταγραφή νομικού και

δεοντολογικού πλαισίου

Προϋπόθεση για να γίνει μία ορθή εκτίμη-

ση κινδύνων είναι προφανώς η γνώση των

υποχρεώσεων της επιχείρησης που πηγά-

ζουν από το νόμο ή από εσωτερικές πο-

λιτικές και κώδικες. Όλες αυτές οι ρυθμί-

σεις, νομικές ή απλά δεοντολογικές για την

λειτουργία της εταιρίας πρέπει να εντοπι-

στούν και να καταγραφούν. Το έργο της κα-

ταγραφής των ανωτέρω ρυθμίσεων που

αφορούν την δραστηριότητα της εταιρίας

είναι έργο του Compliance Officer σε συ-

νεργασία με το νομικό σύμβουλο της εται-

ρίας ή με εξωτερικό δικηγορικό γραφείο.

Η καταγραφή αυτή πρέπει να ελέγχεται και

να επικαιροποιείται κάθε φορά που υπάρ-

χουν νομοθετικές εξελίξεις ή νέες εσωτε-

ρικές πολιτικές και διαδικασίες και τουλά-

χιστον μία φορά ανά έτος. Η καταγραφή

πρέπει να είναι οργανωμένη και έγγραφη

και πρέπει να φυλάσσεται ώστε να μπορεί

να αποδειχθεί ότι έχει γίνει σωστά και στα

απαιτούμενα χρονικά διαστήματα

2. Καταγραφή των ενεργειών της

εταιρίας - συσχετισμός τους με τις

νομικές και δεοντολογικές διατάξεις

που τις ρυθμίζουν και καταγραφή των

επιπτώσεων

Δεύτερο ουσιαστικό βήμα είναι η καταγρα-

φή των ενεργειών στις οποίες προβαίνει

συνήθως η επιχείρηση κατά την λειτουρ-

γία της και η εξέτασή τους υπό το πρίσμα

των εφαρμοστέων διατάξεων ώστε να

εκτιμηθεί πως θα μπορούσε η εκτέλεση

των συγκεκριμένων ενεργειών να παρα-

βιάσει τις νομικές και δεοντολογικές υπο-

χρεώσεις της εταιρίας.

Όλα τα τμήματα της επιχείρησης θα πρέπει

να συμμετάσχουν ενεργά σε αυτή την κα-

ταγραφή εφόσον το κάθε τμήμα ξέρει τις

25.

Silverman M.,

Compliance Management for

Public, Private or Nonprofit Organizations,

έκδ. 2008 σελ. 260 επ.

26. Για πρακτικές οδηγίες και σχετικό υπόδειγμα

βλ.

Οικονόμου Στέφανος

, Νομική και Δεοντο-

λογική Συμμόρφωση στην Προώθηση Φαρμά-

κων εκδ. 2020, σελ. 201.

ενέργειες στις οποίες προβαίνει. Σε πε-

ρίπτωση που η επιχείρηση έχει αναθέσει

τμήμα των δραστηριοτήτων της σε εξω-

τερικούς συνεργάτες (outsourcing) θα

πρέπει να συμμετάσχουν και αυτοί στην

ως άνω καταγραφή και γενικότερα στην

διαδικασία εκτίμησης κινδύνων εφόσον

δρουν για λογαριασμό της επιχείρησης και

τυχόν παραβίαση δικιά της θα έχει άμεσο

αντίκτυπο στην επιχείρηση. Η καταγραφή

αυτή μπορεί να γίνει με την χρήση ερω-

τηματολογίων αλλά πέραν της απλής συ-

μπλήρωσης ερωτηματολογίων θα ήταν

χρήσιμο για τον Compliance Officer να κά-

νει προσωπικές συναντήσεις και να λάβει

συνεντεύξεις από τους επικεφαλής των

τμημάτων αλλά και από υπαλλήλους που

βρίσκονται πιο χαμηλά στην ιεραρχία. Με

αυτόν τον τρόπο οι συνεντευξιαζόμενοι

θα καταλάβουν καλύτερα ποιες ενέργειές

τους πρέπει να καταγράψουν, τι κίνδυ-

νοι μπορεί να προκύψουν και ποιες μπο-

ρεί να είναι οι συνέπειες. Από την μεριά του

ο Compliance Officer θα έχει την ευκαιρία

να ανακαλύψει αν το προσωπικό της εται-

ρίας έχει κατανοήσει και έχει ενστερνιστεί

το πρόγραμμα συμμόρφωσης.

Παράλληλα με την καταγραφή κάθε ενέρ-

γειας θα πρέπει να γίνεται και η συσχέτισή

της με τις υποχρεώσεις που προκύπτουν

από το νομικό και εσωτερικό πλαίσιο της

εταιρίας και η καταγραφή των επιπτώσε-

ων που θα μπορούσαν να προκύψουν από

την παραβίαση μίας νομικής ή δεοντολογι-

κής υποχρέωσης της εταιρίες.

Οι επιπτώσεις μπορεί να είναι η επιβολή

προστίμου στην εταιρία από τις Αρχές, οι

ποινικές ευθύνες, η κακή δημοσιότητα για

την εταιρία, ο αποκλεισμός της από κά-

ποιες αγορές και άλλες πολλές.

3. Εκτίμηση του κινδύνου ανάλογα

με την πιθανότητα να συμβεί και την

βαρύτητα των επιπτώσεων

Το επόμενο βήμα είναι η εκτίμηση της πιθα-

νότητας να πραγματωθεί κάποιος κίνδυνος

και να υπάρξει κάποια συνέπεια αλλά και η

εκτίμηση της βαρύτητας που θα έχουν οι

συνέπειες για την εταιρία

. Είναι προφα-

νές ότι η αντιμετώπιση της εταιρίας θα είναι

27.

Steinberg R. Governance

, Risk Management,

and Compliance εκδ. 2011 σελ. 82 επ.

πολύ διαφορετική αν η πιθανότητα είναι

ελάχιστη και εντελώς διαφορετική αν είναι

υψηλότατη. Αν η εταιρία έχει ήδη λάβει κά-

ποια μέτρα μείωσης των κινδύνων παρα-

δείγματος χάριν έχει θεσπίσει διαδικασία

εκπαίδευσης και ελέγχου για συγκεκριμέ-

νες ενέργειες τότε μπορεί η πιθανότητα να

συμβεί κάτι να είναι εξαιρετικά μικρή και να

μην χρειάζονται άλλα μέτρα. Αν η πιθανό-

τητα κριθεί ότι είναι μεγάλη τότε προφανώς

η εταιρία θα πρέπει να λάβει επιπρόσθετα

μέτρα. Είναι επίσης προφανές ότι άλλη θα

είναι η αντιμετώπιση της εταιρίας στον κίν-

δυνο να της επιβληθεί ένα διοικητικό πρό-

στιμο 500 ευρώ και άλλη εγρήγορση και

λήψη μέτρων χρειάζεται όταν ο κίνδυνος

είναι η επιβολή προστίμων εκατομμυρίων

ευρώ και η ποινική ευθύνη των νομίμων

εκπροσώπων της εταιρίας.

Στην εκτίμηση της πιθανότητας διάφοροι

παράγοντες πρέπει να ληφθούν υπόψη.

Πρώτα από όλα η συχνότητα που γίνεται

μία ενέργεια. Όσο πιο συχνά γίνεται μία

ενέργεια τόσο αυξάνεται στατιστικά η πι-

θανότητα κάτι να πάει στραβά.

Δεύτερον πόσοι εμπλέκονται σε μία ενέρ-

γεια. Αν μία ενέργεια σχεδιάζεται, εγκρίνε-

ται και εκτελείται από ένα μόνο άτομο είναι

πολύ πιθανότερο να υπάρξει μία παραβία-

ση είτε σκοπίμως είτε από αμέλεια. Όταν σε

κάθε ενέργεια υπάρχουν ευδιάκριτοι ρόλοι

και αυτός που εγκρίνει την ενέργεια είναι

άλλος από αυτόν που την σχεδιάζει και την

εκτελεί τότε ακόμα και αν κάποιος θέλει να

παραβεί ένα νόμο το πιο πιθανό είναι ότι η

παράνομη ενέργεια δεν θα εγκριθεί.

Τρίτον το ιστορικό της επιχείρησης αλλά

και των ανταγωνιστών της στον τομέα της

συμμόρφωσης είναι ένας δείκτης πιθανο-

λόγησης και για το τι θα συμβεί στο μέλ-

λον

. Σε ένα περιβάλλον που οι ανταγω-

νιστές επιδεικνύουν συχνή παραβατική

συμπεριφορά και η ίδια η επιχείρηση έχει

στο παρελθόν ξεχάσει τις υποχρεώσεις

συμμόρφωσης είναι λογικό να αναμένε-

ται ότι και στο μέλλον θα υπάρξουν από-

πειρες παραβατικής συμπεριφοράς και ως

εκ τούτου η πιθανότητα παράβασης πρέπει

να θεωρηθεί υψηλή.

28.

Nitish Singh

PhD and Thomas J. Bussen

, ό.π.,

σελ. 48.